如何使用Asana项目管理:完整的指南

Asana提供的最广泛使用的工具之一是模板特性. 无论你是利用Asana或它的用户提供的模板，还是你选择创建自己的自定义版本, 模板化是记录和简化团队工作流程的最简单、最快捷的方法，这使得开始新项目变得更加简单. 建议将任何重复出现的任务转移到自定义模板中，以便在需要时方便地访问副本. 稍后还可以应用设置来锁定这些模板, 因此，让它们自动注释，以确保不意外地做出更改. 其中一些过程可以包括竞选 管理结构产品发布，甚至新员工入职.

特别是当涉及到客户项目时，清晰和一致的沟通是必不可少的. 幸运的是, Asana还提供了一个状态更新工具，使常规项目跟踪快速和简单. 任何成员都可以将项目状态设置为“正常”, “偏离轨道”或“处于危险中”，这会触发一个收件箱通知项目成员，通知他们任何重要的更新. 只需几秒钟，就可以更新项目状态, 您的团队和您的客户可以简要介绍所需的项目信息只需点击一下.

另一个节省时间的功能是标记队友的能力, 项目或个人任务生成电子邮件或应用程序通知，链接到工作在Asana. 该功能提供了无缝的通信过程，因为它消除了发送任何额外的电子邮件或消息详细更改或所需的操作的需要. 如果你被直接提到，或者你是一个项目的一部分，在这个项目中进行了注释或更改, 它们很容易在您的体式收件箱中查看，随时参考.

对于大多数项目来说，最后期限是成功的坚实基础. 特别是当您的团队希望利用日历和时间轴功能时, 截止日期可以帮助你为你的团队划分任务的优先级，也可以将基准和任务持续时间整体可视化. 在可能的情况下, 添加开始日期可以让团队成员更好地了解什么时候应该开始进行任何给定的任务，以便在足够的时间内完成任务，减少拖延. 当你的团队对需要做什么有一个清晰的形象，并且他们经常能够在必要的时间框架内交付更高质量的结果.

可以说，在Asana中最简单的可视化组织项目的方法是通过颜色编码. 有大量的选项，为特定的项目设置独特的颜色, 自定义字段, 和进度跟踪, 这个特性使得浏览项目细节和维护项目组织变得毫不费力. Color 编码 可用于:

• 为维护单一颜色方案的项目创建主题，以获得更好的视觉组织.
• 给重要的项目和/或任务发信号，让他们更专注于重要的工作.

这对大多数商业实践都是正确的, 制定成功的计划已被证明可以提高效率, 更多的精炼系统, 和更好的, 更可预测的结果. 由于这些发现, 许多项目规划方法已经被开发和使用了多年，包括看板方法, 瀑布式方法, 精益项目管理, 等. 所有这些都是可以根据您的特定需求和目标进行定制的成功方法. Asana项目将每种方法的元素整合到他们提供的一些功能中，比如“时间轴”工具，这并非巧合.

在各种行业和团队结构中, Asana已被证明在简化内部和外部管理流程方面非常有益. Asana将帮助你最大化效率的几个指标如下:

• 您正在寻找一个平台，以协助计划和管理工作，全公司范围.
• 你有工作需要报告给主管.
• 你负责管理团队的工作量和时间表.
• 您需要了解主要项目是如何朝着KPI和目标进展的.

Asana允许用户跟踪目标, 管理投资组合, 监视工作负载, 方便校对和审批, 在众多其他有用的特性中，使其成为各种团队环境中的适用工具.

Asana的主要调度工具是“日历视图”选项. 查看你每天的工作任务, 每周, 和月度, 您可以在左侧工具栏的顶部查看您的个人日历. 如果您想要访问特定项目的日历, 点击任何给定的项目，并在您的Asana页面顶部的工具栏中选择“日历”.

一旦你进入你的项目或个人日程表, 您可以轻松地拖放任务以更改到期日期, 双击任何到期日期创建新任务, 并使用日历过滤按自定义字段排序，以方便查看.

欧博体育首页建议对正在进行的项目和任务使用日历视图，这些项目和任务大多独立于其他项目和任务. 日历视图也最适合查看本周或本月发生的工作.

Asana还集成了其他工具，包括TrackingTime，这是一个时间跟踪平台，可以用来跟踪项目花费的时间. 这个工具很容易合并到您的Asana项目通过下载TrackingTime按钮谷歌Chrome. 在使用这个扩展, 你的团队将有一个详细的时间计数用于项目预算, 客户账单, 发票, 工资, 等.

使用这个工具很简单. 下载扩展后, 在Asana中打开一个任务，点击任务到期日期旁边显示的跟踪按钮来启动和停止计时器.

而实际上没有 最好的方法 在Asana中组织你的项目, 根据最适合你和你的团队的方式，有一些常见的格式可以使用. 对于大多数团队来说，一个很好的起点包括建立和建设以下领域:

• 团队: 这就是你分头行动的地方. 在这一领域, 您需要确定在公司的各个领域中共同工作的人是否为高管, 项目组, 或新员工. 通过对相关个体进行分组, 您可以更有效地沟通和分配任务给特定的团队.
• 项目: 这里的选择是无限的. 利用项目的优势组织各种目标，包括特定客户的项目, 团队头脑风暴, 公司会议议程, 等. 项目可以很容易地设置为公共或私有，并可以与必要的团队成员和/或客户共享. 添加整个团队或仅添加那些需要查看项目和定制其他字段的人，以提高独特项目的效率.
• 任务: 项目组织的这一领域位于任何给定的项目中. 任务可以很容易地分解成简单的任务, 可操作的步骤，如请求, 的想法, 提醒, 和行动计划. 为了让你更容易坚持下去, Asana使它简单地分配任务的任何项目的成员，以及到期日期为充足的完成. 为了更好的视觉组织, 利用颜色编码标签来轻松地扫描任务中的各种动作，包括“完成”或“需要批准”之类的事情。.
• 子任务: 深入到细节是子任务，这些子任务最终将这些可操作的项目分解成更容易处理的小块. 如果任何给定的任务有多个部分, 它们可以简化为子任务，每一个子任务都可以标记为个别的到期日和受让人，以便进一步授权.

甘特图在项目管理中是一项巨大的资产, Asana可以很容易地将一个项目转换成一个有插图的时间轴. 无论你是 管理营销活动, 一个产品推出, 或任何其他项目类型, Asana允许在任何项目的“时间轴”标签中访问他们版本的甘特图.

为了充分展示这一特性, 你需要先完成5个重要步骤，包括:

• 确定时间范围- 对于任何给定的项目, 第一步是确定项目的初始开始日期以及估计的结束日期. 随着项目的进行，完成日期可能会发生变化，可以很容易地进行调整，但对结束日期的粗略预测有助于将项目的整体可视化
• 建立开始和结束日期- 让你的时间线更加可视化, 项目一般部分的特定开始和结束日期是分解项目的必要条件
• 可视化的依赖关系, 特别是大型项目, 这有助于构建项目结构，并理解项目的哪些元素在其他元素完成之前不能开始
• 添加必要的里程碑— 同样重要的是，在整个项目中确定几个固定的里程碑，在这些里程碑中，更大的部分正在完成，因此需要确定优先级
• 〇相应调整计划 对于任何项目都是如此, 计划总是会因延迟或, 希望, 比预期更快的结果. Asana通过拖拽任务来改变完成日期，并保持一个准确的时间线，使得适应这些变化变得简单